Prawidłowe rozliczenie podatku VAT wiąże się z licznymi obowiązkami i z koniecznością znajomości przepisów dotyczących VAT.

Do podstawowych obowiązku podatnika VAT należy:

1. Prawidłowe udokumentowanie sprzedaży opodatkowanej podatkiem VAT – czyli poprawne wystawianie faktur, prowadzenie ewidencji sprzedaży czy ewidencjonowanie sprzedaży na kasie fiskalnej w sposób zgodny z przepisami.
2. Sprawdzanie poprawności otrzymanych faktur zakupowych pod względem prawidłowości zawartych w fakturze danych firmowych, daty sprzedaży, warunków i terminów płatności, przedmiotu sprzedaży i jego zgodności z rzeczywistym zakupem, prawidłowości wykazanej stawki VAT i kwot widniejących na dokumencie.
3. Sporządzanie elektronicznych rejestrów sprzedaży i rejestrów zakupów zgodnie z przepisami – które są podstawą do wykazania odpowiednich sum w deklaracjach VAT.
4. Prawidłowe sporządzenie deklaracji VAT i terminowe ich wysłanie do urzędu skarbowego.
5. Sporządzanie na podstawie rejestrów VAT Jednolitych Plików Kontrolnych JPK i terminowe ich wysłanie do Ministerstwa Finansów.

Miesięczne rozliczenie VAT wymaga składania deklaracji VAT-7 oraz płatności podatku VAT do 25 dnia kolejnego miesiąca za poprzedni miesiąc. Rozliczając się kwartalnie deklaracja VAT składana jest, a płatność podatku wymagana jest do 25 dnia kolejnego miesiąca po zakończonym kwartale – czyli np.: do 25 kwietnia za pierwszy kwartał.

Kwartalne rozliczenie VAT korzystnie wpływa na płynność finansową firmy, ponieważ przesunięty termin płatności podatku pozwala na obracanie większymi środkami pieniężnymi.

Prawo do odliczenia podatku z faktur zakupowych następuje w miesiącu otrzymania faktury lub w dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych. Metoda rozliczenia podatku kwartalnie pozwala na odliczenie zapłaconego w fakturach VATU do 9 miesięcy bez konieczności dokonania korekty deklaracji.

Przykład:

Faktura zakupu za usługę dostępu do internetu za miesiąc grudzień 2019 roku, otrzymana w styczniu 2020 roku uprawnia do odliczenia podatku VAT w deklaracji za pierwszy, drugi lub trzeci kwartał 2020 roku.

Rozliczenie podatku VAT metodą kwartalną nie zwalnia jednak podatnika z comiesięcznego generowania i wysyłania do Ministerstwa finansów plików JPK.

Rozliczenia VAT mogą obejmować okresy miesięczne lub kwartalne, jak również zasady ogólne oraz metodę kasową. Każdą metodę rozlicza się na innej wersji deklaracji VAT.

Ze względu na rozliczenie podatku VAT podatnicy zostali podzieleni ma małych i dużych. Duży podatnik musi rozliczać się na zasadach ogólnych oraz miesięcznie.

Mały podatnik VAT może wybrać dowolny sposób rozliczania się z urzędem skarbowym jeżeli:

• jest zarejestrowany jako podatnicy VAT czynny powyżej 12 miesięcy
• nie dokonał w danym kwartale lub w poprzedzających go czterech kwartałach (w każdym miesiącu z tych okresów) dostawy towarów wymienionych w załączniku nr 13 do ustawy o VAT (np. wyroby stalowe, paliwa, metale szlachetne, aparaty fotograficzne cyfrowe, dyski twarde HDD, dyski SDD, folie typu stretch) o wartości powyżej 50 000 zł bez podatku VAT. Są to towary objęte tzw. odwrotnym obciążeniem.

Małym podatnikiem VAT jest przedsiębiorca:

• u którego wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwoty odpowiadającej równowartości 1,2 mln euro,
• prowadzącego przedsiębiorstwo maklerskie, zarządzającego funduszami inwestycyjnymi, będącego agentem, zleceniobiorcą lub inną osobą świadczącą usługi o podobnym charakterze, z wyjątkiem komisu – jeżeli kwota prowizji lub innych postaci  wynagrodzenia za wykonane usługi (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w  poprzednim roku podatkowym równowartości 45 tys. euro.

Podstawową różnica odróżniająca metodę kasową o zasady ogólnej jest to, że przy metodzie kasowej podatek VAT wykazany w fakturach sprzedaży oraz podatek VAT wykazany w fakturach zakupowych jest rozliczany dopiero w momencie uregulowania zapłaty za fakturę.

Metoda kwartalna pozwala na stosowanie przy sprzedaży dłuższych terminów płatności bez konieczności odprowadzania podatku przez wpływem środków oraz chroni przez zapłatą podatku w przypadku niewywiązywania się przez klienta z terminowej zapłaty.

Zasada działa w obie strony, co oznacza, że jeżeli otrzymamy fakturę zakupową do podatek VAT od tej faktury można odliczyć dopiero za okres, w którym nastąpi zapłata.

W opisanej metodzie występuje jeden wyjątek:

Jeżeli sprzedaż nastąpi na rzecz klienta niebędącego czynnym podatnikiem VAT i ten klient nie zapłaci nam za usługę, lub sprzedany towar, to po upływie 180 dni od dania sprzedaży podatek VAT należy wykazać i odprowadzić do urzędu.

Podatnicy, którzy wybrali metodę kasową, są zobowiązani do umieszczania na fakturach słów: „Metoda Kasowa”. W innym przypadku będziesz musiał wykazać sprzedaż w deklaracji za okres w którym doszło do sprzedaży oraz zapłacić podatek VAT niezależnie od tego czy faktura została przez klienta opłacona czy nie.

Aby prawidłowo rozliczyć podatek VAT za dany kwartał trzeba prześledzić historię wszystkich wpłat od kontrahentów w danym okresie i przyporządkować je do odpowiednich faktur.

Zwolnienie limitowane wysokością przychodów nazywane jest zwolnieniem podmiotowym. Limit ten wynosi obecnie 200 tys zł. nie obowiązuje, jeżeli m.in.:

• sprzedajesz:
  • towary wymienione w załączniku nr 12 do ustawy o VAT (m.in. metale szlachetne i złom z nich, wyroby jubilerskie),
  • towary opodatkowane podatkiem akcyzowym, z wyjątkiem: energii elektrycznej, wyrobów tytoniowych i samochodów osobowych innych niż nowe, zaliczanych, na podstawie przepisów o podatku dochodowym, do środków trwałych podlegających amortyzacji,
  • w niektórych przypadkach: budynki, budowle lub ich części,
  • tereny budowlane,
  • nowe środki transportu,
• świadczysz usługi:
  • prawnicze,
  • w zakresie doradztwa, z wyjątkiem doradztwa rolniczego związanego z uprawą i hodowlą roślin oraz chowem i hodowlą zwierząt, a także związanego ze sporządzaniem planu zagospodarowania i modernizacji gospodarstwa rolnego,
  • jubilerskie,
• nie posiadasz siedziby działalności gospodarczej w Polsce.

W takim przypadku, musisz rozliczać VAT nawet wtedy, gdy nie przekroczysz 200 tys. zł limitu sprzedaży.

Ze zwolnienia podmiotowego można zrezygnować. Na ten ruch decydują się przedsiębiorcy, którzy planują ponieść znaczne wydatki na inwestycje, zakup środków trwałych lub wyposażenia na początku swojej działalności. Dzięki temu Vat zawarty w fakturach zakupu dokumentujących poniesienie takich wydatków, zostanie przez urząd zwrócony. Aby zrezygnować ze zwolnienia podmiotowego należy złożyć w urzędzie skarbowym prawidłowo wypełniony formularz VAT-R.

Podatnicy zwolnieni z VAT sprzedają swoje usługi i towary taniej, gdyż do ceny nie jest doliczony podatek. Z drugiej strony podatnicy zwolnieni nie odliczą podatku VAT od faktur zakupowych.

O ile taki towar czy usługa zakupiona przez podatnika VAT jest neutralna pod względem rozliczenia VAT to już dla nabywcy zwolnionego z VAT taki towar czy usługa jest tańsza, niż zakupiona z VAT-em od podatnika czynnego VAT. Największą grupą podmiotów zwolnionych z VAT są osoby fizycznie nie prowadzące działalności gospodarczej. Jeżeli zatem oferujemy swoje usługi lub towary właśnie takim osobom, wówczas sprzedając bez podatku VAT możemy konkurować ceną na rynku.

Jeżeli prowadzisz działalność gospodarczą w zakresie wymienionym w art. 43 ustawy o VAT – na przykład:

• usług w zakresie opieki medycznej,
• usług związanych ze szkolnictwem,
• usług dostaw terenów niezabudowanych innych niż tereny budowlane,
• zarządzania nieruchomościami, funduszami inwestycyjnymi czy emerytalnymi.

To taka działalność będzie również zwolniona z VAT jednak ze względu na jej charakter a nie limit obrotów. Ze zwolnienia przedmiotowego nie można zrezygnować.