Dzisiaj bardzo łatwo można założyć spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, pomimo tego że rejestracja wymaga posiedzenia sądu rejonowego. Nie trzeba w tym celu nawet wychodzić z domu a firma dostaje numer KRS, NIP i regon w kilka dni. Taka spółka nie musi nikogo zatrudniać, może nie posiadać nieruchomości, samochodów i nawet wynajętego biura. Może mieć jednego klienta, osiągać niewielkie dochody, czyli być małą firmą.

Takich małych firm jest mnóstwo, a jednak ich księgowość jest bardziej skomplikowana i wymaga prowadzenia ksiąg handlowych, sporządzania sprawozdań finansowych oraz jest podporządkowana przepisom o podatku dochodowym innej ustawy, niż firma zarejestrowana jako jednoosobowa działalność gospodarcza w urzędzie miasta.

Osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie mogą dobrowolnie prowadzić pełną rachunkowość jeśli poinformują o tym wcześniej swój urząd skarbowy. Taka sytuacja zdarza się jednak niezwykle rzadko.

Małe firmy, które zostały zarejestrowane w urzędzie miasta, zazwyczaj księgowość mają prowadzoną za pomocą książki przychodów i rozchodów (KPIR) lub ewidencji sprzedaży. Są to firmy nazywane osobami fizycznymi i podlegają opodatkowaniu zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W takich podmiotach może dojść do trzech sytuacji, w których prowadzenie księgowości małej firmy za pomocą KPIR będzie musiało zostać zmienione na księgi handlowe, czyli pełną księgowość:

1. Wysokość osiągniętego przychodu netto (sprzedaż bez podatku VAT) przekroczyła 2 mln euro, czyli ok 8,5 mln złotych.
2. Właścicielem firmy jest obcokrajowiec, który nie jest obywatelem kraju unijnego.
3. Firma otrzymuje dotacje lub subwencje z budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego lub funduszów celowych na realizację zadań zleconych

Jeśli żadna z powyższych sytuacji nie będzie miała miejsca, wówczas księgowość firmy może być prowadzona w uproszczony sposób.

W artykułach i audycjach o tematyce podatkowej lub przepisach prawa podatkowego można spotkać się określeniem mały podatnik. Mały podatnik to taki podmiot, który może liczyć na dodatkowe uprawnienia. Małego podatnika definiuje ustawa o VAT, która mówi, że za taki podmiot uważa się firmę, której obroty nie przekroczyły 1,2 mln euro, co w przeliczeniu na złote wynosi ok  5,1 mln.

Te dodatkowe uprawnienia polegają na odprowadzaniu VAT po uzyskaniu zapłaty od kontrahenta, oraz na odliczaniu VAT od zakupów po dokonaniu faktycznej za nie zapłaty.

Ustawa o rachunkowości też grupuje jednostki na mikro, małe, średnie i duże. Według tych przepisów jednostką mikro jest podmiot, który nie przekracza:

1. 1 500 000 zł – sumy aktywów bilansu,
2. 3 000 000 zł – przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów,
3. 10 osób – średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty.

Jednostka mała z kolei nie przekracza:

1. 25 500 000 zł – sumy aktywów bilansu,
2. 51 000 000 zł – w przypadku przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów,
3. 50 osób – w przypadku średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty.

Księgowość jednostek mikro i małych zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości mogą korzystać z uproszczeń w planie kont, księgowaniu, niektórych zasad polityki rachunkowości oraz mogą prezentować sprawozdania finansowe o okrojonym zakresie.

Nie każda firma musi być zarejestrowana do VAT. Niekiedy ze zwolnienia VAT korzystają naprawdę duże podmioty. Są takie rodzaje działalności, które wymienia art.43 ustawy o podatku VAT, wskazujące, że zwolnienie VAT przysługuje ze względu na rodzaj prowadzonej działalności. Zwolnione z podatku VAT są m. in.: usługi medyczne, pośrednictwo finansowe, usługi edukacyjne, zarządzanie nieruchomościami, usługi w zakresie opieki i wiele, wiele innych. To zwolnienie nazywane jest zwolnieniem przedmiotowym, ponieważ dotyczy ono przedmiotu działalności.

Jeśli firma prowadzi tego rodzaju działalność to jej księgowość nie obejmuje sporządzania rejestrów sprzedaży i rejestrów zakupów VAT, sporządzania deklaracji i jednolitych plików kontrolnych. Jedynie, gdy podmiot ten zakupi np. usługę od zagranicznego dostawcy, a przepisy wskażą że miejsce opodatkowania tej usługi będzie w Polsce, konieczne będzie sporządzenie rejestru takich zakupów, odpowiedniej deklaracji VAT oraz dokonanie płatności podatku VAT do urzędu skarbowego.

Jeśli planujesz dokonywać zakupów towarów lub usług z zagranicy, lub planujesz swoje usługi sprzedawać zagranicznym klientom, to pomimo zwolnienia z podatku VAT powinieneś się zarejestrować w urzędzie skarbowym do transakcji wewnątrzunijnych. Zostanie Ci wtedy nadany przedrostek PL przed numerem NIP i dla tych transakcji powinieneś się właśnie PLNIPem posługiwać.

W sytuacji kiedy nie wykonujesz działalności wymienionej w art. 43 ustawy o VAT możesz skorzystać z innego zwolnienia z podatku VAT. Jest to zwolnienie podmiotowe i przysługuje ono za nielicznymi wyjątkami wszystkim podatnikom, do momentu przekroczenia kwoty 200 tys zł przychodu.

Ze zwolnienia podmiotowego nie mogą skorzystać jedynie firmy, które uzyskują przychody z tytułu sprzedaży:

• wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali,
• towarów opodatkowanych podatkiem akcyzowym, chyba że są to własne środki trwałe,
• terenów budowlanych,
• budynków, budowli lub ich części w przypadkach, o których mowa w art. 43 ust. 1 pkt 10 lit. a i b,
• nowych środków transportu,
• usług prawniczych,
• usług w zakresie doradztwa
• usług jubilerskich.