Rozliczanie kadr pracowników zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę związane jest z:

• obsługą personalna pracowników – tworzenie umów, aneksów, wypowiedzeń, sporządzanie zaświadczeń itp
• prowadzeniem akt osobowych – przygotowanie i gromadzenie dokumentacji przewidzianych przepisami kodeksu pracy dotyczących zatrudniania i zwolniania pracownika na danym stanowisku
• rozliczaniem czasu pracy i absencji pracowników – uzgadnianie przepracowanego czasu pracy z zapisami umowy, rozliczanie nadgodzin, czasu pracy podczas delegacji pracowników, pracy w porach nocnych i w systemach pracy zmianowej.
• przygotowywaniem list płac – obliczanie miesięcznego wynagrodzenia na podstawie dokumentów czasu pracy i zapisów umowy z pracownikiem
• przygotowywaniem i przekazywaniem do ZUS informacji o wysokości zobowiązań – sporządzanie deklaracji rozliczeniowej wszystkich osób zatrudnionych ze wskazaniem osiągniętego przez nich dochodu, obciążeń na rzecz ZUS, rejestrowanie oraz wyrejestrowywanie pracowników z systemu ZUS.
• przygotowywaniem rocznych informacji dla osób zatrudnionych – PITy roczne oraz roczne informacje dla osób ubezpieczonych
• przygotowywaniem i przekazywaniem do Urzędu Skarbowego informacji o podatku dochodowym pobranym i przekazanym od pracowników – obliczanie zaliczek na podatek dochodowy od przychodów uzyskanych przez pracowników oraz rocznej deklaracji o przekazanych zaliczkach.
• kontrola aktualności badań lekarskich oraz szkoleń z zakresu BHP

Powyższe obowiązki należy wykonywać, nawet jeżeli zatrudnia się tylko jednego pracownika.

W zależności od ilości pracowników zatrudnionych w firmie, pracodawcę mogą obowiązywać dodatkowe przepisy związane np.

• ze sposobem rozwiązywania umów z pracownikami i związanymi z tym odprawami czy odszkodowaniami
• z tworzeniem w firmie regulaminu pracy
• wypłatą pracownikom zasiłków
• obowiązkowymi obciążeniami na rzecz PFORN
• stosowaniem odmiennej stawki na ubezpieczenie wypadkowe
• tworzeniem zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Dokumentację pracowniczą w formie papierowej należy przechowywać przez 50 lat. Od 2019 roku jest możliwość skrócenia tego okresu do 10 lat jeżeli każdy dokument z akt zostanie zapisany w formie elektronicznej, zabezpieczony oraz przeniesiony na nośnik cyfrowy. Okres przechowywania dokumentów związany jest ściśle z datą zatrudniania pracownika.

Osoby do pracy można również zatrudnić o oparciu o umowę zlecenia lub umowę o dzieło.

W przypadku umowy o dzieło zakres obowiązków jest znacznie mniejszy i ogranicza się do sporządzenia umowy o wykonanie danego przedmiotu oraz rozliczenia tej umowy, czyli sprawdzenia pod względem formalnym czy wynagrodzenie zostało obliczone w sposób zgodny z umowa i z zastosowaniem przepisów podatkowych. Umowa o dzieło nie jest regulowana Kodeksem pracy tylko kodeksem cywilnym. Osoba przyjmująca do wykonania rzecz, która jest przedmiotem umowy nie jest nawet nazywana pracownikiem. Od takiej umowy odprowadza się jedynie podatek dochodowy.

Umowa Zlecenia również jest regulowana przepisami kodeksu cywilnego i dotyczy ona powierzenia do wykonania danych czynności. Tak jak w przypadku umowy o dzieło odpowiedzialność za prawidłowe wykonanie umowy leży po stronie zleceniobiorcy a nie osoby zlecającej. Wynagrodzenie z umowy zlecenia jest objęte ubezpieczeniem zdrowotnym, społecznym i podatkiem dochodowym.

Czasami wynagrodzenie osoby zatrudnionej na podstawie umowy zlecenia może zostać całkowicie lub częściowo wyłączone z obowiązku ubezpieczeń lub podatku dochodowego.

Obowiązki związane z dokumentacja zatrudnienia w oparciu o umowę zlecenie ograniczają się do kwestionariusza osobowego, oświadczeń oraz badań BHP. Jednak wynagrodzenia zazwyczaj podlegają obowiązkowej rejestracji osób w ZUS,  comiesięcznego rozliczenia składek na ubezpieczenie i wysyłania raportów do ZUS.

Każda forma zatrudnienia wymaga sporządzania i przekazania pracownikom rocznej deklaracji PIT, na podstawie rozliczają się oni z urzędem skarbowym po zakończeniu roku.

Biuro rachunkowe Ksiegujesie.pl posiada w swojej ofercie wszystkie usługi związane z prowadzeniem obsługi kadrowo-płacowej pracowników oraz osób zatrudnionych w oparciu o umowy zlecenia i umowy o dzieło.

Opłaty za usługi kadrowo-płacowe uzależnione są od rodzaju zatrudnienia i kształtują się następująco:

• umowy o prace – 50 zł netto/m-c/1 osoba
• umowy zlecenie – 30 zł netto/m-c/ 1 osoba
• umowy o dzieło – 30 zł netto/m-c/ 1 osoba